Tietosuojaseloste

SmartFleetin tietosuojapolitiikka

Otamme henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn vakavasti. Alla voit tutustua kuinka käsittelemme henkilötietoja omassa kaupallisessa toiminnassamme rekisterinpitäjinä ja asiakkaiden puolesta toimiessamme henkilötietojen käsittelijänä. Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme info@smartfleet.ai

TIETOSUOJASELOSTE

SmartFleet Finland Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri

1 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERI

Rekisterinpitäjä:

SmartFleet Finland Oy (“rekisterinpitäjä”) (Y-tunnus 3002725-5)

Rekisteri:

SmartFleet Finland Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri (”rekisteri”)

2 REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA YHTEYSHENKILÖ

Yhteyshenkilö on Anton Hentinen, toimitusjohtaja, 0413181900 / anton.hentinen@smartfleet.ai

Voit ottaa yhteyttä myös sähköpostilla info@smartfleet.ai

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä sekä asiakas ja yhteistyösuhteiden hoitamista varten. Edellä mainittuun sisältyy tuotteiden ja palvelujen myynti sekä olemassa oleville että potentiaalisille asiakkaille, asiakasviestinnän ja kumppanuuksien hoito sekä tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi. Lisäksi rekisteriä käytetään toimeksisaajien ja rekisterinpitäjän sopimusten ylläpitoon ja toteuttamiseen, asiakkaiden palvelusopimusten toimittamiseen ja ylläpitoon sekä palvelusopimuksiin liittyvän laskutuksen perustana.

4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Asiakkuuden tai toimeksiantosuhteen perusteella syntyvät tiedot kuten asiakkaan nimi ja yhteystiedot, asiakkaan ja/tai toimeksisaajan yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä sekä hänen yhteystietonsa kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Asiakkaan käyttämästä maksutavasta riippuen, järjestelmään kirjataan maksutietoja. Rekisteriin kirjataan myös asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut.

Potentiaalisista asiakkaista kirjataan yrityksen perustiedot sekä yrityksen päättäjien ja avainhenkilöiden nimet ja yhteystiedot. Mikäli asiakkaan kanssa on käyty myyntineuvotteluja, rekisteriin kirjataan neuvottelujen osapuolten nimet ja neuvottelun kohde sekä tulos.

Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavia käyttäjätietoja, käytettäessä SmartFleet käyttöliittymää

Yritysautopäättäjät
– Nimi, asema, työnantaja, sähköposti ja puhelinnumero 

Analytiikkatiedot, joita keräämme automaattisesti, kun vierailet sivuilla; IP-osoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietoja päivitetään säännöllisesti asiakassuhteen aikana muun muassa asiakkaalta saaduilla tiedoilla ja päivityksillä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot tallennetaan rekisterinpitäjän julkisten internetsivujen kautta saapuneista yhteydenottolomakkeista, chat-keskusteluista, tietopalveluiden tarjoajilta saaduista tiedoista ja muuta kautta myyjille tulleista yhteydenottopyynnöistä.  Sopimukset tallennetaan sopimustenhallintajärjestelmään.

Säilytysaika

Asiakkuudenhallinnan yritystiedot säilytetään niin kauan kun asiakkuussuhde jatkuu tai asiakas on rekisterinpitäjälle potentiaalinen asiakas. Mikäli yrityksissä tai yrityksen avainhenkilöissä tapahtuu muutoksia, ne päivitetään joko suoraan rekisterinpitäjälle tulleista päivityspyynnöistä tai päivityspalveluyrityksiltä saatujen tietojen kautta. Jos potentiaalinen yritysasiakas on lopettanut toimintansa, sen kaikki tiedot poistetaan heti kun asiasta on saatu tieto.

5  HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän toimesta edelleen tai käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 3 on mainittu vain valittujen yhteistyökumppanien kanssa, jotka ovat sitoutuneet tietosuojalainsäädännön noudattamiseen.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa yhteystiedot yhteistyökumppaneilleen esimerkiksi tietyn markkinointiviestin toimittamiseksi sähköisessä tai paperisessa muodossa. Tällöin kuitenkin sopimuksilla huolehditaan siitä, että kyseinen yhteistyökumppani ei voi käyttää saamiaan tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

SmartFleet käyttöliittymässä tallennamme

  • Asiakaspalveluun liittyvät tiedot

  • Sopimustenhallinta

  • Autojen perustiedot hintoineen

  • Käyttäjätiedot

  • Päättäjätiedot

  • Rekisterinumerot

  • Alihankkijat

  • Asiakasyritystiedot

Alihankkijat

SmartFleet käyttöliittymä toimittaja on WeAre Soltuons Oy https://www.weare.fi/

Asiakkuuksienhallintasovelluksen (CRM) toimittaja on Hailer Oy https://www.hailer.com/

7  REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Sama koskee rekisterinpitäjän henkilökuntaa ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä rekisterinpitäjään tämän selosteen kohdan 2 mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

 

Päivitetty, 19.9.2023, Tarkastelu ja päivitys vuosittain.

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

SmartFleet Finland Oy henkilötietojen käsittelijänä

1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ

Toimittaja /” Tietojen käsittelijä”

SmartFleet Finland Oy, (Y-tunnus 3002725-5) Tässä selosteessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan Asiakkaalle sopimuksenmukaiset autoihin liittyvät palvelut. Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaan lukuun.

Asiakas / ”Rekisterinpitäjä”

Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on solminut Toimittajan kanssa palveluiden käyttämisestä. Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (Asiakkaan henkilötiedot) rekisterinpitäjänä.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA                                    

Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ota yhteys oman yrityksesi tietosuojavastaavaan ja/tai muuhun vastuuhenkilöön. Asiakas on informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti. Toimittajan tietosuoja-asioiden yhteyshenkilön yhteystiedot saat toimittajan asiakaspalvelusta.

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Henkilörekisteri on perustettu Toimittajan ja Asiakkaan välisen palvelusopimuksen toimeenpanemiseksi.

Toimittaja ei käsittele Asiakkaan henkilötietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä sopimuksessa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asiakassopimuksen täyttämiseksi, ellei osapuolet ovat asiasta toisin sopineet. Selvyyden vuoksi todetaan, että palvelusopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi on välttämätöntä, että Toimittaja jakaa henkilötietoja palvelun toteuttamiseen osallistuvien yhteistyökumppanien kanssa. Lisäksi Toimittajalla voi olla omassa henkilörekisterissään osittain tai kokonaan samoja henkilöitä koskevia tietoja, koska Toimittajan palveluita voi hankkia myös yksityishenkilönä.

4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Rekisteröityjen ryhmät (nimi, puhelinnumero, osoitetiedot)

Asiakas toimittaa Toimittajalle autojen haltijoiden tai omistajien henkilötietoja. Henkilötietoja ovat henkilötunnus, nimi- ja osoitetiedot sekä mahdollisesti sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Autojen haltijat tai omistajat ovat joko Asiakkaan henkilöstöä tai asiakkaita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötiedot saadaan Asiakkaalta.

Säilytysaika

Tiedot säilytetään palvelusopimuksen voimassaoloajan ja enintään yhden vuoden sen päättymisen jälkeen. Tiedot poistetaan pyydettäessä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa esitetystä poistopyynnöstä.

5 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin Asiakkaan toimitussopimuksen täyttämiseksi, ellei asiasta ole osapuolten kesken erikseen sovittu.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta tai vakituiset alihankkijat, jotka vastaavat Asiakkaan palvelusopimusten täyttämisestä tai ohjelmiston ylläpidosta tai kehittämisestä.  Käyttöoikeudet on rajattu työntekijöille tarpeiden mukaan, ja niitä päivitetään muutosten yhteydessä tai ne poistetaan työsuhteen päättyessä. Tietojärjestelmiin tehtäviä muutoksia hallitaan ja asianmukaiset varamenettelyt on varmistettu. Tietojärjestelmissä on turvalliset peruskonfiguraatiot, jotka ovat oletusarvoisesti tietosuojan ja tietoturvallisuuden varmistavia. Haittaohjelmat estetään tai tunnistetaan esim. tietomurtojen estolla ja havaitsemisella, sallittujen sovellusten luettelolla ja verkon suodatuksella. Haavoittuvuuksia seurataan ja toimiin ryhdytään tarpeen mukaan. Ongelmia hallitaan, niistä raportoidaan ja niihin reagoidaan asianmukaisesti. Varmuuskopioita seurataan kattavuuden varmistamiseksi ja palautussuunnitelma on laadittu.

Kaikkia valvontatoimia seurataan ja niiden toiminta todennetaan. Niitä myös parannetaan säännöllisesti.

Alihankkijat

 SmartFleet käyttöliittymä toimittaja on WeAre Soltuons Oy https://www.weare.fi/

Asiakkuuksienhallintasovelluksen (CRM) toimittaja on Hailer Oy https://www.hailer.com/

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan ja Toimittajan henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Asiakkaan rekistereihin rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman yrityksensä tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan rekisteröidyiltä vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat käyttäjän otsikossa mainittuja oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Asiakas tai Toimittaja ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä Toimittajan asiakaspalveluun.

Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.